Das sogenannte Web 2.0 hat sich im Internet aber auch im Arbeitsalltag etabliert und ist für viele Unternehmen (und wenn nur über die Mitarbeiter) heute schon gelebte Realität. Es ist unter Experten keine Frage, dass die die Social Media Dienste (wie XING, Facebook, Twitter und viele andere) die allenthalben als Kommunikationskanal genutzt werden, auch in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen werden. Dies zeigen nicht zuletzt deren immense Zuwachsraten (nett visualisiert im Echtzeit-Zähler am Ende dieses Beitrags) .

Doch nicht nur die Unternehmen selbst tummeln sich auf diesen Diensten, sondern eben auch deren Mitarbeiter und Kunden. Das Web 2.0, welches einen jeden Internetnutzer vom reinen Konsumenten von (fremden) Webseiten heutzutage ohne technische Hürden in die Lage versetzt, als Produzenten jederzeit Inhalte wie Texte, Bilder aber auch Audio- und Videobeiträge zu veröffentlichen und damit jedem zugänglich zu machen, bringt auch neue Herausforderungen mit sich. Früher wurde über Marketingagenturen oder PR-Abteilungen zentral gesteuert, was aus dem Unternehmen an die Öffentlichkeit kommuniziert werden sollte.

Schnelle Medien wie Twitter aber auch Blogs, Communities und Foren, in denen auch die Mitarbeiter selbst (und in der Regel ungesteuert) kommunizieren. Zahlreiche Vorkommnisse zeigen, dass die eigenen Mitarbeiter durch unreflektierte, bisweilen aber auch bewusst schädigende Nutzung dieser neuen Kommunikationsräume tatsächlich zu einem Gefahrenherd für das Unternehmen oder ungewollt zu Unternehmenssprechern werden können.

Verbreitung von Social Media Guidelines in den USA

In den USA haben sich deshalb zahlreiche Unternehmen dafür entschieden, die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter mit Unternehmensbezug in diesen Medien mit sogenannten Social Media Guidelines zu führen. Dabei handelt es sich um Richtlinien des Unternehmens, die Vorgaben und Handlungsempfehlungen an die Mitarbeiter zur Nutzung der Sozialen Medien (sprich Communites, Blogs, Twitter etc.) beinhalten.

Einerseits sollen mit diesen Maßnahmen etwaigen Gefahren wie der unkontrollierten Veröffentlichung von internen Informationen aber auch Sicherheitsrisiken und Produktivitätsverlusten begegnet werden. Andererseits bieten solche Social Media Regeln eine große Chance, um die Vorteile, die diese neuen Möglichkeiten bieten, im Unternehmenssinne zu steuern und so positiv einzusetzen. So wird es immer wichtiger werden über die Netzwerke (Kunden-)kontakte zu pflegen, die Kollaborationsmöglichkeiten gewinnbringend einzusetzen, aber auch durch entsprechende Präsenz des eigenen Unternehmens in diesen Medien und die eigenen Mitarbeiter als Botschafter und Multiplikatoren das eigene Image und die Marke zu stärken.

Da Social Media sowieso „passiert“, halte ich es für einen richtigen (in Zukunft vielleicht sogar unerlässlichen) Schritt, die Nutzung durch die Mitarbeiter zu regeln. Viele Mitarbeiter begrüßen es sogar, wenn ihnen Leitlinien mit an die Hand gegeben werden, was aus Unternehmenssicht gewünscht wird und damit im Arbeitsverhältnis zulässig ist und was nicht. Dabei obliegt es der Unternehmensführung zu entscheiden, ob der Einsatz von Social Media im Arbeitsalltag gefördert oder restriktiv gehandhabt werden soll. Wie selbstverständlich gibt es in den Unternehmen Regeln zum Einsatz von E-Mail und der Nutzung des Internets. Social Media Guidelines fehlen bisher weitestgehend. Früher oder später werden aber auch die Unternehmen in Deutschland erkennen (müssen), dass die Regelung der Nutzung von Social Media genauso dazugehört, wenn diese nicht sogar wichtiger ist.

Dringendes Regelungsbedürfnis für Unternehmen

Dass hier ein Regelungsbedürfnis besteht, wird sukzessive auch in Deutschland erkannt. Dies zeigt nicht nur die aktuelle Berichterstattung führender Branchenzeitungen, sondern auch die Tatsache, dass deutsche Unternehmen mit entsprechender IT- und Internetaffinität zwischenzeitlich entsprechende Social Media Guidelines eingeführt haben.

Die bisher in Deutschland (und auch in den USA) bekannten Guidelines regeln allerdings eine der entscheidendsten Fragen in der Regel nicht: Ist die Nutzung dieser sozialen Medien auch während der Arbeitszeit erlaubt oder sogar gewünscht bzw. wenn ja welchen und in was für einem Umfang ?

Wenn man beispielsweise die kürzlich veröffentlichten Social Media Participation Guidelines von SAP genau liest, so fällt auf, dass sich diese auf „private, individual participation in social media channels“ beziehen. Was heißt das also für die Mitarbeiter ? Darf/soll Social Media auch während der Arbeitszeit genutzt werden und wenn ja in welchem Umfang ist die Nutzung als zulässig anzusehen ?

Von vielen Unternehmen (und auch Beratern) wird übersehen, dass Social Media Guidelines einen Kernbereich des arbeitsrechtlichen Vertragsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber betreffen. Es ist deshalb also nicht damit getan, Hinweise für das kommunikative Verhalten im Social Web zu geben. Um den eigenen Arbeitnehmern tatsächlich Sicherheit, beim und im Umgang mit dem Social Web zu geben, muss sich der Arbeitgeber entscheiden, ob bzw. inwieweit er die Nutzung dieser Medien im Rahmen der Arbeitszeit wirklich will. Auch wenn die Grenze zwischen beruflicher und privater Nutzung tatsächlich immer mehr verschwimmt, ist klar festzustellen, dass der Arbeitgeber auf die Nutzung von Communities, Twitter und Co im privaten Bereich (richtigerweise) ohnehin keinerlei Einflussmöglichkeit hat.

Mit der folgenden dreiteiligen Beitragsreihe (TEIL 2 „Social Media Guidelines & Recht – Kritische Analyse der SAP Social Media Participation Richtlinien“ und TEIL 3 „Social Media Guidelines & Recht – Praxishinweise zur Einführung von Richtlinien“) möchte ich die rechtlichen Einflüsse, die – resultierend aus dem zugrundeliegenden Arbeitsverhältnis – eine wichtige Rolle bei der Gestaltung solcher Richtlinien (oft auch in der Form einer Betriebsvereinbarung) spielen, skizzieren. Die langjährige Erfahrung im Bereich der rechtlichen Beratung im Web 2.0 und zu Social Media und verschiedene Workshops haben gezeigt, dass neben entsprechend fundiertem rechtlichem Wissen zu diesem Thema die besten Ergebnisse immer im Zusammenwirken mit der Unternehmensführung der PR-Abteilung aber auch durch entsprechendes Feedback der Mitarbeiter erzielt wird.

Wer diese (bisweilen auch unter dem Stichwort Enterprise 2.0 diskutierten) Entwicklungen und das Bedürfnis nach verantwortlichen Leitlinien ignoriert, vergibt möglicherweise die Chance des Unternehmens sich und sensible Informationen zu schützen, in jedem Fall aber die Option die Nutzung von Social Media selbst aktiv zu steuern und so die positiven Effekte im Interesse der eigenen Wettbewerbsfähigkeit gewinnbringend einzusetzen.

1. Warum sind Social Media Guidelines notwendig ?

a) Aufklärung

Eine ganz wichtige Funktion die die Social Media Guidelines erfüllen sollten, ist die Aufklärung und die Schaffung des notwendigen Bewußtseins bei den Mitarbeitern. Viele Mitarbeiter nutzen Communities und andere Kommunikationskanäle des Internets sowohl privat als auch geschäftlich ohne sich über die mögliche Folgen bewußt zu sein.

Neben Aufklärung über mögliche Kommunikationsmechanismen sollte auch über mögliche rechtliche Folgen aufgeklärt werden. Datenschutz-, Urheberrechts- und Sicherheitsaspekte sollten dabei ebenso ein Thema sein, wie Respekt vor Kollegen, Kunden und Wettbewerbern.

Zusätzlich sind Schulungen ein sinnvolles Werkzeug um für weitergehende Aufklärung zu sorgen und auch zahlreiche Fragen zu beantworten. Bei vielen Mitarbeitern herrscht Unsicherheit, was im Internet geschrieben werden darf und was nicht, was aus Unternehmenssicht akzeptiert wird und wer für unmittelbare Fragen zur Verfügung steht. Dieser Aufgabe sollten sich Unternehmen rechtzeitig in besonderem Maße annehmen. Hierfür bedarf es eines abgestimmten Konzepts, wobei sowohl die Erfahrung der PR- bzw. Kommunikationsabteilung als auch das entsprechende juristische Know-How eingebracht werden sollte.

b) Hinweise auf unzulässige und zulässige Informationen

Echtzeit-Medien – wie beispielsweise Twitter – geben jedem die Möglichkeit, alle möglichen Informationen sofort im Internet zu veröffentlichen und bergen insoweit gewisse Risiken. Naturgemäß können auch unternehmensrelevante und vertrauliche Informationen dabei sein. Das solche vertraulichen Inhalte auf allen Ebenen schnell (und teilweise unreflektiert) ihren Weg ins Netz finden, zeigt ein Vorkommnis bei der Bundespräsidentenwahl dieses Jahr. Ein Bundestagsabgeordneter hatte noch vor der offiziellen Bekanntgabe die Ergebnisse auf Twitter „verkündet“.

Solche unerwünschten Veröffentlichungen auf Echtzeit Medien, in Blogs oder Foren sind in vielerlei relevanten Bereichen mit einem erheblichen Risiko belastet. Mal abgesehen von negativen Meldungen über Mängel oder Produktionsfehler bei Waren ist z.B. auch die Preisgabe interner Infos von börsennotierten Unternehmen äußerst kritisch. Bei all diesen Fällen können Social Media Guidelines mit entsprechenden Vorgaben Grenzen aufzeigen, damit Informationen nicht über Kommunikationskanäle wie Twitter, aber auch in Communities oder Blogs den Weg ungewollt ins Internet finden. In Amerika haben entsprechende Risiken offensichtlich dazu geführt, dass eine Vielzahl von Arbeitgebern Dienste wie Twitter, Facebook & Co blocken. Statt sich sämtliche Möglichkeiten des Social Web zu verbauen, halte ich einen differenzierteren Ansatz für sinnvoll, bei dem das Unternehmen bewußt entscheidet, welche sinnvollen Werkzeuge eingesetzt werden sollen und welche nicht.

c) Hinweise auf Art und Umfang der erwünschten Social Media Einsatzes

Ein demgemäß elementarer – in Social Media Guidelines häufig aber vernachlässigter – Gesichtspunkt ist die Arbeitszeit. Ohne Frage können die sozialen Medien zur Produktivität des Arbeitnehmers beitragen. Ebenso klar ist aber, dass die Nutzung von Communities, Blogs oder Twitter ein grosser „Zeitfresser“ sein kann, der nicht im Sinne des Arbeitgebers sein kann. Da der Arbeitnehmer seine Arbeitskraft zu den arbeitsvertraglich vereinbarten zeiten in den Dienst des Unternehmens zu stellen hat, hat dieses eine Verschwendung von Arbeitszeit nicht hinzunehmen.

Wer als Unternehmen also die Nutzung der sozialen Medien steuern will, sollte nicht nur allgemeine Ausführungen machen, über das was kommuniziert werden darf und was nicht, sondern auch

• ob die sozialen Medien auch während der Arbeitszeit genutzt werden dürfen
• welche Plattformen genutzt werden dürfen/sollen
• ob es eine zeitliche Beschränkung geben soll oder nicht

Viele der bisher bekannten Social Media Guidelines treffen hierzu allerdings keine Aussagen. Zu den oft arbeitsrechtlichen Hintergründen kommen wir im weiteren Verlauf dieses Beitrags.

d) Umgang der Mitarbeiter innerhalb der Sozialen Netzwerke

Ein durchaus problematischer (oft aber übersehener) Gesichtspunkt ist das Verhältnis der Mitarbeiter untereinander und das des Vorgesetzten zu seinen Mitarbeitern in den diversen Social Networks. Insbesondere letzteres kann durchaus zu Problemen führen, wenn sich nämlich der Vorgesetzte mit dem eigenen Mitarbeiter gegenseitig als „Freunde hinzufügen“ („Add as friend“). Auch wenn diese Entwicklung im Grunde zu begrüssen ist, führt die Tatsache, dass die Grenzen zwischen privaten und geschäftlichen Informationen verschwimmen zu einigen gravierenden rechtlichen Implikationen.

Mal abgesehen davon, dass der Vorgesetzte möglicherweise Informationen erlangt, die das Verhältnis „nur“ belasten, kann es sogar sein, dass die Kenntnis den Vorgesetzten sogar zum Handeln verpflichtet. Nimmt der Vorgesetzte z.B. zur Kenntnis, dass andere Mitarbeiter diskriminiert oder betrunken zur Arbeit erscheint, so kann dieser zu weiteren Nachforschungen oder sogar zur Meldung an weitere Stellen verpflichtet sein. Durch die Kenntnisnahme privater Details durch den Vorgesetzten oder Arbeitgeber erhöht sich auch das Risiko, dass sich ein gekündigter Arbeitnehmer darauf beruft eine Kündigung verstoße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), welches Diskriminierung wegen verschiedener Kriterien (z.B. Rasse, Religion oder Weltanschauung, sexueller Identität usw.) verbietet.

Schulungen oder eben Social Media Guidelines sollten auch hier zumindest das notwendige Bewußtsein schaffen.

2. Rechtliche Hintergründe

Das Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitnehmer und damit die Frage, ob und inwieweit die Nutzung des Social Web geregelt werden können (und auch dürfen), richtet sich im wesentlichen nach dem Arbeitsrecht. Dieses bestimmt sich aus dem individuellen Arbeitsvertrag, der durch die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften ergänzt wird. Die Einführung von Social Media Guidelines gegenüber den Mitarbeitern hat sich also an diesen Vorgaben zu orientieren.

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber das sogenannte Direktions- oder Weisungsrecht, nachdem er die im Arbeitsvertrag nur rahmenmäßig umschriebenen Leistungspflichten des Arbeitnehmers insbesondere nach Art, Ort und Zeit näher auszugestalten. Demgemäß kann der Arbeitgeber Einsatz und Umfang von Social Media regeln.

Dabei sollten folgende Regelungskomplexe beachtet werden:

a) Einsatz von Arbeitszeit

Wie so oft, hinkt die Entwicklung der Rechtsprechung dem Fortschritt des Internets massiv hinterher. Dies gilt vor allem auch im Bereich Internetnutzung am Arbeitsplatz. Höchstrichterliche Entscheidungen existieren allenfalls zu Fragen der privaten Nutzung von Internet und E-Mail und sind weit weg von den Problemen, die nun mit der Nutzung des Social Web einhergehen.

Für die Internetnutzung gilt seit einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2005 (BAG, Urteil vom 07.07.2005, 2 AZR 581/04), dass bei einer fehlenden ausdrücklichen Gestattung oder Duldung des Arbeitgebers eine private Nutzung des Internets grundsätzlich nicht erlaubt ist. Ein Arbeitnehmer der ohne klare Erlaubnis des Unternehmens in hinreichendem Umfang privat surft, kann folglich abgemahnt oder bei entsprechendem Umfang sogar direkt gekündigt werden. In vielen Unternehmen ist es allerdings so, dass es keine klare Regelung zur privaten Internetnutzung gibt und diese einfach geduldet worden ist. Um den eigenen Arbeitnehmern diese Unsicherheit zu nehmen, empfiehlt sich eine Regelung zur Internetnutzung also in jedem Fall.

Der Arbeitgeber kann den Umfang im Rahmen einer sog. Nutzungszuweisung steuern. Denkbar ist nicht nur ein vollständiges Verbot privater Nutzung, sondern auch Abstufungen, beispielsweise indem die private Nutzung nur außerhalb der Arbeitszeit oder nur innerhalb gewisser zeitlicher Grenzen gestattet wird, bis hin zu einer vollständigen Freigabe der Internetnutzung. In letzterem Fall sollte auf die notwendige Eigenverantwortung und das entsprechende Bewußtsein bei den Mitarbeitern hingewirkt werden.

In diesem Regelungsrahmen können sich Social Media Guidelines bewegen. Um auch den Mitarbeitern etwaige Unsicherheiten zu nehmen, sollte hier klare Ansagen getroffen werden.

Auch wenn ich persönlich die Einräumung eines hinreichenden Spielraums für die Mitarbeiter für sinnvoll halte, obliegt die Entscheidung über die konkrete Gestaltung am Ende natürlich der Unternehmensleitung.

b) Verrat von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen

Der Verrat von Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen oder anderen marktrelevanten Interna kann den Arbeitgeber zur fristlosen Kündigung berechtigen (LAG Berlin, Urt. v. 10.07.2003 – 16 Sa 545/03). Auch wenn dieser Fakt nicht neu ist, so bekommt diese Problematik mit den neuen Kommunikationsmöglichkeiten des Web 2.0 eine neue Bedeutung. Gleiches gilt für das Phänomen des sogenannten „Whistleblowing“, bei dem Unternehmensinterne zur Aufdeckung von Mißständen aber auch Gefahren Informationen bewußt an die Öffentlichkeit geben. Hierfür sind (anonyme) Blogs in besonderem Masse geeignet.
Social Media Guidelines sollten auch diesbezüglich aufklären und die gravierenden Folgen aufzeigen.

Ob eine konkrete Äußerung der arbeitsrechtlich ohnehin geltenden Verschwiegenheitspflicht des Arbeitnehmers unterfällt, hängt naturgemäß vom Einzelfall ab. Eine entsprechende Pflicht des Arbeitnehmers besteht, wenn von einem berechtigten betrieblichen Interesse des Unternehmens an der Geheimhaltung ausgegangen werden kann. Neben diesen allgemeinen, für alle Arbeitnehmer geltenden Grundsätzen kann der Arbeitsvertrag (aber auch entsprechende Social Media Guidelines) entsprechende Verschwiegenheitsverpflichtung konkretisieren und/oder erweitern. Mitarbeiter können sich aufgrund ihrer besonderen Pflichtenstellung insoweit nicht darauf berufen, es handele sich um eine private Meinungsäußerung die von der Meinungsfreiheit des Art.5 GG geschützt ist.

Auch diesbezüglich sollten den Mitarbeitern schon zu deren Eigenschutz entsprechende „Leitplanken“ gegeben werden, die ihnen die Grenzen aufzeigen.

c) Verbreitung unternehmenschädlicher Äußerungen

Neben Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse gibt es eine Vielzahl von möglichen Äußerungen im Web 2.0, die dem Interesse des Unternehmens zuwiderlaufen. Es ist nicht selten, dass Mitarbeiter sich (anonym oder nicht) in Social Networks, Blogs oder Twitter über das eigene Unternehmen, Produkte oder Personen aus ebendiesem äußern.

Hier ist die Grenze zu ziehen, zwischen privaten von der Meinungsäußerungsfreiheit gedeckten Aussagen und solchen, die vom Arbeitgeber geregelt und auch sanktioniert werden können.

Unzulässig sind

• bewußte Geschäfts- oder Rufschädigungen
• Drohungen und Beleidigungen
• Falsche Tatsachenbehauptungen
• Äußerungen, die den Betriebsfrieden ernstlich gefährden und die weitere Zusammenarbeit mit Arbeitgeber und Kollegen unzumutbar machen

Die Grenze entsprechender Äußerungen zu kritischen, aber im Sinne der Meinungsfreiheit zulässigen Aussagen ist fließend. Eine allein kritische Auseinandersetzung mit dem eigenen Unternehmen oder entsprechenden Produkten dürfte – auch wenn es natürlich den Unternehmensinteressen zuwiderläuft – in aller Regel zulässig sein. Entsprechende Aussagen können weder von Social Media Guidelines verhindert werden, noch dürfen irgendwelche arbeitsrechtlichen Maßnahmen daran geknüpft werden. Anders könnte der Sachverhalt allerdings zu beurteilen sein, wenn der Arbeitnehmen entsprechende Äußerungen während der Arbeitszeit tätigt. In dieser Zeit hat er seine Arbeitskraft nämlich eigentlich in den Dienst des Arbeitgebers zu stellen und diese sicher nicht zu nutzen, sich entsprechend kritisch im Internet zu äußern.

Bei der Einführung entsprechender Social Media Policies sind überdies in jedem Fall die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten.

3. Notwendige Regelungskomplexe

Die genannten rechtlichen Hintergründe sollten bei der Erstellung von Social Media Guidelines mit einfließen. Vor der Erstellung entsprechender Richtlinien steht dann die grundsätzliche Entscheidung des Unternehmens, ob man die die Nutzung der Sozialen Medien während der Arbeitszeit freigeben will und wenn ja welche genau und in welchem Umfang.

Wichtige Themen- und Regelungskomplexe sind dann:

• Eigenverantwortung des Mitarbeiters
• Hinweise zum allgemeinen Kommunikationsverhalten (Netikette)
• Vorsicht mit vertraulichen Informationen des Unternehmens und der Kunden
• Respekt vor Wettbewerbern
• Hinweise zur Einhaltung des Urheberrechts
• Benennung eines sachkundigen Ansprechpartners bei Unsicherheiten
• Bei Identifikation als Mitarbeiter Kenntlichmachung der Inhalte als private Meinung
• Sicherheitsaspekte (Viren, Trojaner und andere Gefahren)
• Kein Spam
• Hinweise auf Trennung Privat und Geschäft (optional)
• Steuerung der des Social Media Einsatzes (optional)
• Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Social Media Guidelines (optional)

Die Guidelines sollten auch Hinweis auf die rechtliche Verbindlichkeit der einzelnen Regelungen enthalten. Hierüber bietet sich dem Unternehmen ein wichtiges Steuerungsintrsument, um unverbindliche Handlungsempfehlungen von (sanktionierbaren) Vorgaben abzugrenzen. Eine entsprechende Policy sollte darüberhinaus mit bereits existenten Vorgaben abgestimmt werden, um etwaige Kollisionen zu vermeiden.

Zum Thema Social Media Guidelines siehe auch:
TEIL 2 „Social Media Guidelines & Recht – Kritische Analyse der SAP Social Media Participation Richtlinien“
TEIL 3 „Social Media Guidelines & Recht – Praxishinweise zur Einführung von Richtlinien“

Übersicht über das Wachstum des Social Web (by Gary P. Hayes und via basicthinking.de):